ERP personalizado

Términos principales. Estos son los términos principales del servicio, para que los conozcas antes de contratar sin letras pequeñas escondidas. El contrato completo se entrega para tu revisión antes de la firma; ante cualquier diferencia, prevalece lo establecido en el contrato firmado.

Periodo de contratación. Mínimo doce meses a partir de la fecha de alta de la plataforma. Al término de cada anualidad el contrato se renueva por periodos iguales, salvo aviso de cancelación. La mensualidad se cubre por adelantado dentro de los primeros cinco días naturales de cada mes.

Cancelación anticipada del contrato. Si el cliente cancela antes de cumplir el periodo mínimo de doce meses, deberá cubrir el 20% de las mensualidades restantes del contrato. Este supuesto no aplica cuando el cliente comprometió un año adicional con desarrollo adelantado, caso en el que aplica lo señalado en «Cancelación anticipada con desarrollo adelantado» (50% de lo restante).

Qué incluye la mensualidad. Acceso a la plataforma para toda la organización, hospedaje, respaldos, soporte técnico, mantenimiento y actualizaciones de seguridad, además de todo lo comprendido en el Plan Full del producto Presencia en línea para PYMEs.

Funcionalidades base incluidas. La plataforma incluye, sin costo adicional dentro de la mensualidad: correo integrado, directorio, organigrama y compartición de archivos. Estas funciones vienen listas desde la puesta en marcha, están disponibles en todos los planes y no cuentan contra la bolsa de herramientas a la medida.

Actualizaciones de funcionalidades integradas. Cuando se agregan o mejoran funcionalidades integradas a la plataforma —por ejemplo, un módulo de calendario, de asistencia o de seguimiento en campo— se despliegan sin costo adicional, pero tal como se entregan, sin personalización. Esto es distinto de las herramientas a la medida, que sí se ajustan a los procesos del cliente conforme a lo señalado más abajo.

Puesta en marcha. La plataforma base queda montada y operando dentro de los tres días hábiles siguientes a la contratación —el desarrollo de cada módulo lleva su propio ciclo, descrito más abajo—: alta del dominio y de las cuentas de correo, carga inicial de usuarios, directorio y organigrama, y la imagen del cliente aplicada. En ese mismo plazo se entrega la primera maqueta del sitio web para su revisión. Lo que se construye de forma gradual, una por una, son las herramientas a la medida.

Herramientas a la medida. Cada plan incluye una bolsa de herramientas —10, 25 o 40 según el plan— para desarrollar durante el año de contrato, y por cada año que el cliente conserve el servicio se habilita nuevamente la misma cantidad. Las herramientas son personalizadas: se diseñan sobre la operación real del cliente, con atención directa de nuestro equipo en la definición de cada una. Se trabajan en paralelo, no en fila: normalmente hasta cinco módulos a la vez, en el orden que el cliente defina y conforme al procedimiento de definición descrito más adelante. El ciclo de cada módulo corre desde que su definición queda autorizada, así que el calendario del total depende del ritmo con que el cliente defina y apruebe; por eso no se compromete una fecha de entrega para la bolsa completa. Se entiende por herramienta un módulo completo de un proceso del cliente, con todas las vistas que ese proceso necesite —por ejemplo, un módulo de seguimiento de requisiciones hasta su compra, o un módulo de tickets con sus vistas necesarias—: formularios, catálogos, registros, reportes y flujos de aprobación. Los desarrollos que excedan ese alcance o que requieran integración con sistemas de terceros se cotizan por separado y se contratan solo con autorización del cliente. Las herramientas no solicitadas al término de cada anualidad no son acumulables ni reembolsables.

Alcance de cada herramienta. Una herramienta incluye hasta 5 vistas o pantallas distintas dentro del mismo módulo. Un proceso que por su naturaleza requiera más se evalúa caso por caso para autorizarlas, o el cliente puede fusionar dos herramientas de su bolsa en un solo módulo de hasta 10 vistas, en vez de desarrollar dos módulos separados.

Compromiso de un año adicional. En cualquier momento el cliente puede firmar el compromiso contractual del año siguiente al que esté cursando —sin pagarlo por adelantado, se sigue cubriendo mes a mes— para habilitar esa bolsa de herramientas de inmediato. No es posible comprometer más de un año a la vez. Si el cliente cancela antes de cumplir el periodo comprometido y ya recibió herramientas desarrolladas con cargo a ese compromiso, aplica lo señalado en «Cancelación anticipada con desarrollo adelantado».

Cancelación anticipada con desarrollo adelantado. Cuando el cliente compromete el año siguiente para adelantar el desarrollo de herramientas y cancela antes de cumplir el periodo total comprometido, habiendo ya recibido las herramientas desarrolladas con ese adelanto, deberá cubrir el 50% de las mensualidades restantes del periodo comprometido no cumplido. Ejemplo: contrato de 12 meses, se compromete un año adicional (24 meses en total), se cancela en el mes 6 con las herramientas ya entregadas — de los 18 meses restantes, se cubre el 50%: 9 mensualidades.

Definición de cada herramienta. Para cada herramienta entregamos al cliente un formato de definición que debe llenar: el propósito de la herramienta, quiénes la usan, la información que captura y consulta, el flujo de trabajo y el proceso que sigue, las reglas y validaciones que debe respetar, y los reportes o resultados esperados. Con ese formato completo y autorizado se construye un prototipo funcional en la primera semana del ciclo, y a partir de él se realizan las iteraciones de ajuste necesarias hasta dejar la herramienta operando. El plazo corre desde que el formato queda autorizado; una definición incompleta, o un cambio de alcance a mitad del desarrollo, reinicia el conteo.

Ajustes a las herramientas. Las herramientas ya entregadas se siguen ajustando durante toda la vigencia del contrato, sin límite de solicitudes. Cada ajuste se programa conforme a la disponibilidad y a los tiempos del equipo de desarrollo, respetando el orden de las solicitudes en curso.

Infraestructura en la nube. La plataforma, el correo y el sitio se hospedan íntegramente en la nube, en centros de datos profesionales; no dependen de servidores, equipos ni enlaces instalados en las oficinas del cliente, de modo que un apagón, una falla de internet local o la pérdida de un equipo no detienen la operación. Comprometemos una disponibilidad mensual del 99.99%, sin considerar las ventanas de mantenimiento programado ni las causas de fuerza mayor. La elección del proveedor de infraestructura corresponde al prestador del servicio y puede cambiar sin afectar el nivel de disponibilidad comprometido.

Almacenamiento. Cada plan incluye dos espacios independientes: uno para correo y otro para sitio web y archivos. Plan Básico: 100 GB de correo + 100 GB de archivos. Plan Crecimiento: 200 GB de correo + 200 GB de archivos. Plan Full: 500 GB de correo + 500 GB de archivos. El cliente distribuye libremente cada espacio entre los usuarios y cuentas que decida, sin límite de número de usuarios. Como referencia (no como tope): a razón de 5 GB por usuario, el Plan Básico alcanza para 20 usuarios, el Crecimiento para 40 y el Full para 100 — el cliente puede repartirlo entre más o menos usuarios según le convenga. El espacio adicional (de cualquiera de los dos) se contrata en bloques de 100 GB, a $4.00 MXN por GB al mes + IVA (cada bloque de 100 GB cuesta $400.00 MXN + IVA al mes).

Usuarios y cuotas. El cliente administra libremente las altas, bajas y permisos de sus usuarios, así como las cuotas de correo y de almacenamiento de cada cuenta, dentro del espacio total contratado que se indica en el punto anterior.

Soporte técnico. Atención personalizada por correo electrónico y teléfono en días hábiles de 9:00 a 18:00, hora del centro de México, con tiempo de respuesta de hasta cuatro horas hábiles. Las incidencias que impidan operar la plataforma se atienden el mismo día.

Mantenimiento y actualizaciones. Las actualizaciones de seguridad y las mejoras de la plataforma están incluidas sin costo. Las ventanas de mantenimiento programado se avisan con 48 horas de anticipación y se ejecutan fuera del horario laboral.

Respaldos. Respaldo diario de la base de datos y de los archivos, con retención de 30 días. Esa retención es la de base: si la operación del cliente pide más, se amplía y queda asentado en el contrato.

Parámetros a la medida. Las cifras que se indican en este documento —retención de respaldos, espacio de almacenamiento, cantidad de módulos, frecuencia de reportes y similares— son los valores de base del servicio. Cualquiera de ellos puede ajustarse a lo que la operación del cliente requiera; el ajuste se cotiza si implica más recursos y queda asentado por escrito.

Propiedad de la información y del software. La información capturada en la plataforma es propiedad del cliente y se entrega en formatos estándar al término del servicio. La plataforma y las herramientas desarrolladas sobre ella se licencian para uso del cliente durante la vigencia del contrato.

Confidencialidad. La información del cliente es confidencial y no se comparte con terceros; el personal que participa en el desarrollo y la operación está sujeto a esa misma obligación.

Continuidad o rescisión del servicio. El cliente deberá notificar con al menos 30 días naturales de anticipación su intención de renovar o cancelar. Si el cliente deja de cubrir la mensualidad, el acceso a la plataforma se suspende; de continuar el incumplimiento, el servicio se da de baja en los mismos términos que una cancelación. Al término del contrato la plataforma se da de baja: el cliente es responsable de respaldar la información que necesite conservar —usuarios, registros de las herramientas, archivos, sitio y correos— antes de la fecha de terminación, ya que al finalizar el servicio toda la información hospedada será eliminada. A solicitud del cliente se entrega un respaldo final en formatos estándar dentro de los cinco días hábiles previos al cierre, siempre que no existan adeudos pendientes; la información siempre es propiedad del cliente, pero su entrega está condicionada a que la cuenta esté al corriente.

Cambios en planes y precios. Los planes, sus precios y estas condiciones pueden modificarse en cualquier momento y sin previo aviso. Los cambios no afectan a los contratos vigentes, que conservan lo pactado hasta el término de su periodo contratado; la versión aplicable a cada contratación es la publicada en el sitio en ese momento.

Pagos y ajustes de precio. Los precios son mensuales, en pesos mexicanos y no incluyen IVA: al facturar se agrega el impuesto vigente, tal como se indica en cada paquete. El pago es por transferencia bancaria. En cada renovación anual los precios pueden ajustarse por inflación, cambios fiscales o incrementos en los costos de operación e infraestructura; el ajuste se notifica con al menos 30 días naturales de anticipación a la fecha de renovación. Si el cliente cierra su contrato por adelantado, el precio vigente al momento de la contratación queda protegido hasta por dos años, sin aplicar el incremento anual durante ese periodo.

Pago anual. Al optar por cubrir los doce meses por adelantado, se otorga un mes de servicio sin costo: el año completo se paga como once mensualidades. Al término de ese año, el cliente puede elegir renovar nuevamente con pago anual, bajo el mismo beneficio, o continuar con pagos mensuales.